Dokumendiregister

Põhja-Pärnumaa valla dokumendiregistri avalik vaade.

Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele (alates 01.01.2018) või sisaldama paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviita. Dokumendiregistri kaudu ei võimaldata juurdepääsu isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele, kui avaldamise kohustus ei tulene seadusest.

Juurdepääsupiiranguga dokumendid registreeritakse üldises korras ning  need on  nähtavad ka dokumendiregistri avalikus vaates. Dokumendiregister sisaldab andmeid juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja kohta. Sellistele dokumentidele ei võimaldata juurdepääsu dokumendiregistri kaudu.

Dokumendiregistri avalikus vaates on kuvatud saabunud ja väljastatud dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:

1. kellelt on saabunud või kellele väljastatud (saaja nimi või nimetus);
2. saabumise või saatmise kuupäev;
3. mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult);
4. dokumendi rekvisiidid (dokumendi pealkiri või lühike sisu kokkuvõte, kuupäev ja vajadusel kellaaeg ning dokumendi saatja poolt märgitud viit);
5. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);
6. dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud (juurdepääsupiirangud – kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed.  Kui dokumendile juurdepääsupiiranguid kehtestatud ei ole märgitakse, et dokument on "Avalik").

Saabunud ja lahendamist või vastamist vajavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse ka seadusest tulenev lahendamise või vastamise tähtaeg, vastuse koostamise või lahendamise  eest vastutava  ametniku või töötaja nimi, kes vastuse koostab.

Andmekaitse Inspektsiooni soovituse kohaselt kasutatakse füüsiliste isikute puhul  dokumendiregistris nime asemel initsiaale.
Juhul, kui mingil põhjusel on vajalik pöörduja kohta rohkem informatsiooni saada, on alati võimalik pöörduda täiendavalt teabevaldaja (vallavalitsuse) poole.

Dokumendiregistri kaudu ei võimaldata juurdepääsu ka isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele, kui avaldamise kohustus ei tulene seadusest.
Samuti on juurdepääsupiiranguga dokumente õigustatud huvi korral võimalik küsida teabenõude korras.